E’ stato recentemente prorogato il termine per la convocazione di assemblee ordinarie di associazioni, fondazioni e società in genere. L’articolo 73 del D.L “Cura Italia” aveva già prorogato tale termine fino alla cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei Ministri il 31 gennaio 2020. In seguito all’approvazione del cosiddetto “Decreto Milleproroghe” (D.L. 30 dicembre 2020 n. 183), tale termine di convocazione delle assemblee in via telematica è stato esteso alla data di cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da Covid-19; le stesse devono essere convocate in via telematica, comunque non oltre il 31 marzo 2021.
Le associazioni che non abbiano regolamentato nei propri Statuti modalità di svolgimento di sedute in videoconferenza possono quindi riunirsi secondo tali modalità, ovviamente nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità preventivamente fissati (preferibilmente con delibera del Consiglio Direttivo) e con il vincolo che siano individuati sistemi idonei all’identificazione certa dei partecipanti all’evento.
Le associazioni invece il cui Statuto regolamenta le convocazioni di assemblee “a distanza”, devono necessariamente seguire le disposizioni in esso contenute.
Ai fini dello svolgimento dell’assemblea in via telematica, alternativa a quella “in presenza”, il Consiglio Direttivo deve rendere noto di voler sfruttare tale modalità già nella lettera di convocazione, indicando, oltre al giorno e alla data prescelta, anche lo strumento utilizzato (conference call, piattaforma audio-video, videoconferenza), il link o le credenziali necessarie per accedere alla riunione, le modalità con le quali saranno identificati i partecipanti e tracciata la loro partecipazione, nonché i termini con cui saranno esercitati i diritti di voto. Importante, a tal fine, è considerate adeguatamente anche la propria informativa privacy (tracciamento IP e log, dati relativi all’immagine e di raccolta di ulteriori informazioni personali…), resa agli associati prima di convocare l’assemblea.
Si rammenta inoltre che, nel caso di assemblea convocata con modalità telematiche, non è necessaria la presenza fisica, nello stesso luogo, di presidente e segretario dell’assemblea stessa.
Si ricorda che, nonostante la convocazione di assemblee “a distanza” sia da preferire durante il periodo di emergenza sanitaria, rimane possibile convocare le assemblee ordinarie anche fisicamente, nel rispetto rigoroso delle norme anti-Sars-COV2, quindi garantendo la distanza personale di almeno un metro, l’obbligo di mascherina e di igienizzazione, con presenza di adeguate soluzioni idro-alcoliche per l’igienizzazione delle mani dei partecipanti.
Nel caso di assemblee sia “in presenza” che “a distanza” si può anche scegliere come modalità di voto quella per corrispondenza, facendo pervenire a ogni socio, una scheda di voto precompilata, con la quale esprimente la propria volontà e da restituire compilata all’associazione mittente entro il giorno precedente all’assemblea stessa. Tale procedura sicuramente necessita di un lavoro preparatorio non indifferente in quanto tutte le proposte di deliberazione, incluse quelle eventualmente poste durante l’assemblea stessa, debbono essere formulate per iscritto e adeguatamente pubblicizzate. Per questo motivo, in genere, se ne sconsiglia l’adozione.
Si precisa altresì che la proroga legale sopra esposta per la convocazione delle assemblee ordinarie per l’approvazione del bilancio dell’associazione non è disposta esplicitamente per la convocazione di assemblee straordinarie per il rinnovo delle cariche elettive, che possono dunque essere volontariamente posticipate, con delibera del Consiglio Direttivo, in ragione dell’emergenza epidemiologica, a data da destinarsi.
Si ritiene che l’associazione, per evitare di rimanere senza organo amministrativo, possa sfruttare comunque l’istituto della prorogatio dei poteri del Consiglio Direttivo uscente, anche dopo la scadenza del proprio incarico e fino alla nomina dei componenti del nuovo Consiglio Direttivo.
Di conseguenza, i consiglieri e il Presidente possono continuare a compiere gli attivi di ordinaria amministrazione fino alla convocazione di un’assemblea straordinaria “in presenza”, nella quale eleggere i nuovi membri del Consiglio Direttivo e il nuovo legale rappresentante.
Nulla vieta comunque all’associazione, compatibilmente con quanto disposto nel proprio Statuto, di convocare l’assemblea straordinaria nei termini corretti, o comunque posticipati a seconda della decisione del Consiglio Direttivo, per l’elezione delle nuove cariche con modalità telematiche, oppure “in presenza”, rispettando i medesimi accorgimenti sopra esposti e previsti per le assemblee ordinarie ma con la nota differenza delle diverse maggioranze previste per la partecipazioni degli associati al voto.